1. Закон Парето
Якщо ви ще не чули про даний принцип, він формулюється так: 20% ваших зусиль дають на виході 80% результату. Що стосується решти 80% зусиль – вони дадуть лише 20% результату.
Цей закон Парето дозволяє заздалегідь прогнозувати результати і більш ефективно працювати. Головний принцип – виконувати 80% роботи в ті 20% часу, коли ви найбільш продуктивні в роботі. Всі інші 20% роботи можна виконувати в час, що залишився.
Природно, в пріоритеті – найважливіші завдання.
2. 3 головні завдання
У наш час щоденники є практично у всіх: це стало навіть модним – записувати довгі списки справ на рік, на місяць вперед і на «завтрашній день». На жаль, дотримуються цих списків не всі. Тому що списки занадто довгі, і організувати себе вкрай складно. Як бути?
Вранці, поки п’єте каву з бутербродом, напишіть собі 3 головні завдання на цей день. Не потрібно довгих списків – тільки 3 завдання, які ви зобов’язані виконати, навіть якщо вам лінь, болить голова і молоко тікає.
Заведіть собі цю корисну звичку, і ви навіть не помітите, як ваші справи підуть в гору.
3. Робимо менше, але краще
Що це означає? Протягом дня вибираємо час, яке потрібно для релаксації. Хоча б півгодини-годину. Не обов’язково гойдатися в позі лотоса або включати в офісі Нірвану на повну котушку – вибирайте свій улюблений спосіб релаксації, який буде допустимим в умовах роботи – і відпочивайте.
Важливо скинути стрес, вирівняти дихання, сконцентруватися на спокої і власній успішності.
І пам’ятайте, що післяробочий час – ТІЛЬКИ ДЛЯ ВІДПОЧИНКУ! Ніякої роботи у вечірні години та вихідні!
4. Перерви обов’язкові!
Купіть собі таймер – і заведіть його на 25 хв. Саме стільки часу вам дається на роботу без перерви. Після сигналу таймера відпочивайте протягом 5 хвилин. Можна залишати дротики або навіть встигнути міні-партію в пінг-понг – головне, відволіктися від роботи.
Тепер можна знову включати таймер. Якщо завдання складне, то таймер можна ставити на годину – але тоді і перерва потрібно збільшувати відповідно.
5. Сідаємо на інформаційну дієту
Звичка – сидіти в новинах в соцмережах і на новинних сайтах – забирає катастрофічно багато часу. Якщо ви порахуєте, скільки часу ви витрачаєте на перегляд стрічки, фотографій друзів і коментарів невідомих вам користувачів, ви жахнетеся – ви могли заробити в 2 рази більше грошей (якщо, звичайно, робота у вас відрядна).
6. Шукаємо чітку мету
Якщо мета відсутня, то і добитися її неможливо. Якщо ви самі не знаєте, чого конкретно хочете встигнути, наприклад, за сьогодні, то ви і не встигнете.
План повинен бути чітким, і він обов’язково повинен бути. Наприклад, зробити конкретний «шматок» замовлення, щоб завтра ви могли перейти до наступного етапу. Або написання звіту на за абстрактний тиждень, за два дні і ні годиною більше.
Жорсткі рамки змусять вас згрупуватися і встигати більше, ніж ви, як вам здавалося, можете. І ніяких собі поблажок!
7. Стимул для себе, коханої (коханого)
Знайдіть для себе заохочення, яке ви обов’язково собі дозволите після робочого тижня. Наприклад, поїздка, про яку ви мріяли, і ін. Працювати тільки заради роботи вам одного разу набридне, і ніякі прийоми тоді не допоможуть підвищити ефективність і впоратися з депресією.
Тому любіть себе сьогодні – і вчіться розслаблятися, тоді завтра вам не доведеться напружуватися сильніше, ніж того вимагає ситуація.
8. Телефон – тільки для справи
Позбавляйтеся від безглуздої звички – базікати по телефону. По-перше, ви відбираєте в себе ж дорогоцінний час, а по-друге, це шкідливо для здоров’я.
Якщо вам незручно переривати співрозмовників, то використовуйте хитрощі, що гуляють навіть за сучасними «статусами» користувачів, наприклад, «Якщо відразу сказати, що у вас сідає батарея телефону, то можна дізнатися головне за перші ж 2-3 хвилини».
9. Вчіться говорити «ні»
На жаль, зайва м’якість і сором’язливість не дозволяє нам відмовляти і говорити «Ні» нашим родичам, колегам, друзям – і навіть стороннім людям.
У підсумку ми робимо чужу роботу, слухаємо про чужі проблеми, сидимо з чужими дітьми і т. д. При цьому наше особисте життя залишається в стороні, а робочий час заповнюється рішенням чужих проблем.
Що робити? Вчіться говорити «ні»!
10. Вчіться користуватися щоденником
Звичайно, електронний краще – він нагадає вам про важливі справи. Але і від паперового не відмовляйтеся.
Щоденник дисциплінує і розвантажує пам’ять, перевантажену цифрами, зустрічами, координатами, планами та ін.
11. Починайте роботу раніше за всіх
Приступати до роботи, коли ще ніхто не прийшов, або все ще п’ють каву і труять анекдоти – набагато приємніше. Відсутність колег зазвичай дозволяє краще налаштуватися на роботу і швидше включитися в трудовий день.
Вставайте раніше, пийте каву заздалегідь (знайдіть приємне кафе для 20 хвилин особистої радості вранці) – і приступайте до роботи найпершим.
12. Вчіться відсівати не дуже важливі справи від дуже важливих
Ми розпорошуються на тисячі справ, витрачаємо дорогоцінний час на непотрібні завдання, і потім дивуємося – куди ми діли стільки часу, і чому тепер потрібно замість відпочинку доробляти всі замовлення, які вже «горять».
А вся справа – в нездатності відрізнити важливе і другорядне.
13. Робіть всі важливі справи відразу!
Не відкладайте на годину, на дві і на завтра всі термінові справи. Дзвінки, термінові листи та інші моменти слід робити в процесі роботи «по ходу п’єси», щоб потім вони не звалилися на вас сніжним комом під вечір або під кінець тижня.
Причому, рекомендується починати з найнеприємніших завдань і питань, щоб швидко розправитися з ними і приступити спокійно і з радістю вже до тих справах, що дійсно радують і надихають.
14. Перевіряйте пошту і месенджери тільки в конкретно відведений час
Якщо ви будете постійно відповідати людям на листи і повідомлення, то втратите до 50% робочого часу. Продуктивні люди залишають перевірку пошти на неробочий час.
І, крім того – використовуйте сортування листів за важливістю. Є листи, які дійсно вимагають термінових відповідей, а є ті, які можуть без шкоди для вас лежати невідкритими і тиждень – сортування збереже ваш час і нерви.
15. Використовуйте сучасні технології так, щоб вони працювали на вас, а не навпаки!
З приходом нових технологій в наше життя багато хто став ліниві і несконцентровані, а значить – непродуктивні та неефективні. Але пам’ятайте, що інтернет потрібен не для «зависання в соцмережах», автоматична програма виправлення помилок не робить вас грамотним, а електронна «нагадувалка» не робить справи за вас.
Ефективні та продуктивні люди налаштовують фільтри, розставляють пріоритети, використовують спеціальні додатки, що полегшують життя, і можуть захиститися від руйнівного впливу технологій.
